שימור ידע ארגוני ותהליכים עסקיים – כיצד עושים זאת נכון ?

לפני שנדון כיצד לשמר את המידע בארגון, חשוב להבין מדוע כדאי לארגון, לכל ארגון, לשמר את המידע ולתעד את התהליכים העסקיים המתרחשים אצלו.

אם פעם “המוטיבציה” לשימור/תיעוד תהליכים עסקיים הגיעה מכורח הרגולציה בתעשיות מסורתיות כבדות – כגון תעשיית האוירונאוטיקה או התרופות שם נדרשו חברות לתעד תהליכים שלמים בכדי שיהיה ניתן לבקר אותם, לשכפל אותם ולבדוק אותם.
היום אנו מבינים כי בעידן הנוכחי, חברות עוברות כל הזמן שינויים. יכולים אלה להיות שינויים טכנולוגיים, שינויים מבניים, שינויים בכוח אדם, מערכות מידע וכיו”ב.  מה שמשותף לכולם הוא ההכרח לשמור על הרציפות העסקית.
זאת אומרת שאם מנהל מכירות עוזב בפיתאומיות משרה – החברה צריכה לדעת בדיוק את סטטוס הלקוחות והצעות המחיר שלו.
כנ”ל לגבי מנהל יצור – גם בהיעדרו – החברה חייבת לדעת בדיוק איך מייצרים את אותם מוצרים ובאותה תאימות.

אחרי שהבנו את הצורך בשימור הידע הארגוני נחלק את התהליך ל-2:

1. ERP:

זהו השלב הטריוויאלי יותר – במידה ולא קיימת מערכת ERP  בארגון –  נצטרך להטמיע שימוש במערכת ERP. אך מאחר וכיום גם ארגונים קטנים עברו להשתמש בפתרונות ERP מסוגים שונים, נצא מנקודת הנחה שכבר קיימת מערכת מידע אלקטרונית משולבת בארגון.
למעשה מה שעלינו לעשות הוא לוודא כי כלל התהליכים העסקיים נעשים מתוך ה ERP. כלומר: הצעות מחיר, מענה להצעות מחיר, דרישות רכש, הזמנות רכש, הצעות מחיר מספקים, עדכון תנאי תשלום וכו’ – הכל נעשה באמצעות מערכת ה-ERP ולא באקסלים למיניהם.
תתי קטגוריה בתוך סעיף יהיו ניהול המידעים הבאים:

  • ניהול מידע הנדסי – זהו שלב חשוב ביותר בו נדאג שהמידע ההנדסי של הארגון מתועד היטב ונמצא ב PDM אם תחת מודול במערכת ה ERP  או באחד מפתרונות הענן למיניהם (מק”טים, עצי מוצר, תרשימים, שרטוטים, תמונות וכיו”ב).
  • ניהול חיי המוצר – ניהול חיי המוצר יעשה במערכת PLM אם בתוך ה ERP  או בענן (רוויזיות,  EOL וכיו”ב)

נכון, זהו תהליך מורכב, וקשה לעיתים “לחנך” למשל אנשי מכירות לעבוד בתוך המערכת.
אך עדין ניתן לחשוב מחוץ לקופסא – ולהשתמש בפקיד בק-אופיס למשל, שיעדכן את פעולות מחלקת המכירות במערכת.
התועלות כאן גבוהות – מלבד המידע שלא הולך לאיבוד – המעקב אחר הצעות מחיר וההזדמנויות בלבד – יצדיק את ההשקעה.

ניהול ידע ארגוני במערכת ERP
הקפדה כי כלל התהליכים העסקיים יתבצעו במערכת ה ERP בלבד

2. תיעוד תהליכי עבודה:

כאן נכנסים לעובי הקורה ולחלק שמוזנח לעיתים קרובות, בלא מעט ארגונים.
בשלב זה אנו צריכים, הלכה למעשה, לתעד את התהליכים העסקיים בארגון ולהכין נהלי עבודה בהתאם לפונקציות בארגון. זה אכן נשמע כבד ולכן נחלק שלב זה ל:

  • תכנון – זהו המקום לעבור על כלל התהליכים המתקיימים בארגון, לתעדפם, ולהחליט מה נתעד קודם, מה אח”כ, ומה אין צורך כלל לתעד.
    קרי, בארגון העוסק בפיתוח – הדבר הראשון שנרצה לתעד יהיה קרוב לוודאי הליכי פיתוח. בארגון העוסק ביצור – תהליכי יצור וכיו”ב.
  • תיעוד – זהו שלב בו אנו מתחילים לתעד/לכתוב תהליכי עבודה.
    זאת אומרת שאם עוסקים בהליך הרכש, יש לתעד בדיוק את תהליך הרכש: כיצד יוצרים דרישת רכש – מי מאשר את הדרישה, מי מאשר הזמנת רכש ובאיזה סכום, איך בוחרים ספק להזמנה וכיו”ב (בשלבי התיעוד עלולות לצוץ הפתעות.. למשל, הנהלה הבטוחה כי במחלקת הרכש דואגים להשוות בין 2 הצעות מחיר לפחות.. ולא כך הדבר במציאות..).
    במחלקת היצור לעומת זאת, יש לתעד את תהליכי היצור – כן. בין היתר עלינו להשלים תיקי יצור לכל הפרויקטים בארגון.. במידה וישנם מוצרים מזדמנים/חולפים וכיו”ב , ניתן לכתוב תיק יצור ג’נרי.
    במחלקת RMA/שירות – יש לתעד את הליך ה RMA – מה עושים כשמתקבל מכשיר תקול – כיצד מוודאים כי הוא באחריות? האם שולחים הצעת מחיר בטרם התיקון ? כיצד מחזירים את המכשיר ללקוח? היכן מעדכנים אחריות על התיקון.. וכיו”ב.
    הרעיון המרכזי שעומד מאחורי שלב התיעוד הוא שכל תהליך מהותי בארגון יתועד.
תיעוד תהליכי העבודה בארגון
תיעוד תהליכי העבודה בארגון
  • פריסה מחדש – לאחר שסיימנו את שלב התיעוד,  אנו מוודאים כי נהלי העבודה שנכתבו מספיק ברורים בכדי שנוכל לעבוד איתם מ-0 .
    הכוונה היא שלמשל טכנאי יצור יוכל להתמזג בקו יצור אותו הוא לא מאייש בדרך קבע – אך תיק הייצור שלו מספיק ברור בכדי שכל אחד יוכל לייצר לפיו.
    נוהל הרכש מספיק ברור בכדי שאם מנהלת הרכש, למשל, יצאה לחופשת מחלה – איש תפ”י יוכל לתפוס את מקומה עד שתחזור. כנ”ל מנהלי פרויקטים וכו’.
    כמובן, שמסמכי העבודה והנהלים אותם יצרנו – יקוטלגו (יקבלו מק”טים) וינוהלו ברוויזות (פירוט במאמר העוסק בתיעוד ההנדסי), זאת על מנת שנוכל בעתיד לבדוק ולתקן תהליכים בהתאם לחיי היום יום בארגון.
שימור הידע הארגוני יעשה בשלבים
שימור הידע הארגוני יעשה בשלבים

 

ביצוע ושיפור – מזל טוב, נכנסנו לשלב האחרון. העבודה נעשית ע”פ תהליכים סדורים. כלל התהליכים העסקיים מתועדים במערכות השונות. ניתן לשחזרם (על DRP במאמר אחר) וחשוב יותר – ניתן במקרה של תקלות – לחזור ולבדוק תהליכים ולתקנם בהתאם.

הארגון יעבוד ביעילות רבה יותר, כמות ההפתעות תפחת וגם נפתח צוהר לעבודה מול גופים הדורשים נהלי עבודה מסודרים. 

גלילה לראש העמוד
דילוג לתוכן